아침에 출근해서 메일함을 엽니다.
거래처 일곱 곳에서 PO 메일이 들어와 있습니다.
어떤 곳은 PDF, 어떤 곳은 엑셀, 어떤 곳은 메일 본문 그대로입니다.
같은 항목인데 위치는 매번 다릅니다.
품목, 수량, 인코텀즈, 결제조건. 이 네 가지만 뽑으면 되는데 한 건에 15~20분이 걸립니다.
하루 30건이면 하루의 절반이 입력에 사라집니다.
무역 AI 활용 사례를 찾아 검색하셨다면, 아마 이 풍경이 낯설지 않으실 겁니다.
저희 팀리부뜨는 이런 반복 업무를 AI로 대체하고 있습니다.
무역 업무가 자동화되지 않은 이유는 단순합니다.
표준이 없기 때문입니다.
거래처마다 PO 양식이 다릅니다. 미국 거래처는 자기 ERP가 뽑아주는 양식, 중국 거래처는 엑셀에 직접 적어 보낸 표, 일본 거래처는 메일 본문에 풀어 쓴 텍스트. 같은 '수량'이라도 어떤 곳은 PCS, 어떤 곳은 Set, 어떤 곳은 박스 단위로 적습니다.
여기에 인보이스, 패킹리스트, B/L까지 더해지면 한 거래에서 다뤄야 할 문서가 다섯 종류를 넘습니다. ERP는 정형 데이터만 받습니다. 그래서 사람이 매번 양식을 해석하고, 키를 맞춰서 옮겨야 합니다.
문제는 사람이 게으르거나 시스템이 부족해서가 아니라, 각 거래처가 자기 ERP와 양식을 바꾸지 않기 때문입니다.
RPA를 시도한 회사들이 많습니다. 거래처 A 양식에 맞춰 매크로 한 번 짜놓으면, 다음 주에 거래처 A가 양식을 한 줄 바꿉니다. 매크로가 멈춥니다.
OCR을 도입해도 비슷합니다. 표가 깔끔하게 찍힌 PDF는 읽지만, 메일 본문에 풀어 쓴 텍스트나 손글씨가 섞인 인보이스는 못 읽습니다.
이런 도구는 '자동화'라기보다 '자동 반복'에 가깝습니다. 정해진 양식 하나를 빠르게 반복할 뿐, 양식이 바뀌면 다시 사람이 손을 봐야 합니다.
팀리부뜨는 AI를 활용해 무역 사무 자동화를 만들고 있습니다. 특히 무역 실무에는 이렇게 활용 가능합니다.
https://www.reboott.ai/case/goh-korea
https://www.reboott.ai/case/goh-korea
https://www.reboott.ai/case/case-k
https://www.reboott.ai/case/case-k
https://www.reboott.ai/case/case-s
https://www.reboott.ai/case/case-s
핵심은 거래처에게 양식을 맞추라고 요구하지 않는다는 점입니다. AI가 양식을 해석합니다. 거래처 A의 PDF, 거래처 B의 엑셀, 거래처 C의 메일 본문에서 같은 의미의 항목을 찾아 동일한 키로 정리합니다.
기존 ERP를 교체할 필요도 없습니다. AI가 비정형 문서를 읽어 정형 데이터로 정리한 뒤, 기존 ERP가 받을 수 있는 형태로 넣어줍니다.
[팀리부뜨의 무역 문서 자동화 프로세스]
1단계, 비정형 문서 수집
메일에 들어온 PO, 인보이스, 선적서류를 AI가 자동으로 분류해 가져옵니다. 파일 형식이 PDF든 엑셀이든 메일 본문이든 상관없이 한 채널로 모입니다.
2단계, 항목 추출과 표준화
AI가 문서에서 품목, 수량, 단가, 인코텀즈, 결제조건, HS코드 같은 키 항목을 찾아 표준 키-밸류 쌍으로 정리합니다. 거래처마다 단위가 달라도 동일한 단위로 자동 변환됩니다.
3단계, ERP 입력과 검토
표준화된 데이터를 기존 ERP에 자동 입력합니다. 담당자는 AI가 정리한 결과를 한 번 검토하고 승인만 하면 됩니다.
거래처별 PO 자동 입력
거래처 일곱 곳에서 양식이 제각각인 PO가 메일로 들어오면, AI가 한 장씩 읽어 품목, 수량, 인코텀즈, 결제조건을 뽑아 ERP에 자동 입력합니다. 담당자는 AI가 미리 정리해 둔 항목을 훑어보고 승인만 누르면 되기 때문에, 한 건당 15~20분 걸리던 입력이 1~2분짜리 검토 작업으로 바뀝니다.
인보이스 → 회계 연동
인보이스가 들어오면 AI가 거래처명, 청구 금액, 환율 기준, 세금 정보를 추출해 회계 시스템 양식에 맞춰 정리합니다. 환율을 그날 기준으로 자동 반영하기 때문에, 매번 따로 환율을 찾아 곱하던 5분이 0분으로 줄어듭니다.
선적서류 통관 준비
B/L, 패킹리스트, C/O 같은 선적서류가 모이면 AI가 한 건의 선적 단위로 묶어 통관 서류 초안까지 만들어 둡니다. 담당자가 통관사에 보내기 전에 마지막으로 확인만 하면 되기 때문에, 한 건당 30분 이상 걸리던 통관 패키지 준비가 5분 안으로 줄어듭니다.
HS코드 분류 보조
신규 품목이 들어오면 AI가 품목 설명을 읽고 후보 HS코드 두세 개를 근거와 함께 제시합니다. 담당자가 최종 코드를 고르기만 하면 되기 때문에, 신입이 한 시간씩 검색하던 분류 작업이 5분짜리 판단 업무로 바뀝니다.
거래처 메일 응답 초안
거래처가 영문 메일로 납기, 단가, 결제 조건을 문의하면 AI가 과거 거래 이력과 회사 정책을 참고해 답신 초안을 만들어 둡니다. 담당자는 표현만 다듬어 보내면 되기 때문에, 영문 메일 한 통 쓰는 데 20분씩 걸리던 부담이 5분 이내로 줄어듭니다.
수출 컴플라이언스 사전 점검
수출 거래가 잡히면 AI가 거래처 국가의 최근 규제 변경사항과 제재 리스트 해당 여부를 자동으로 확인해 알려줍니다. 외교부 사이트와 미국 OFAC 리스트를 사람이 일일이 검색하던 일을 AI가 대신하기 때문에, 거래 한 건당 10~15분이 절감됩니다.
무역 실무의 상당 부분은 '여러 양식에서 같은 항목을 찾아 ERP에 옮기는' 반복 작업입니다. PO 입력, 인보이스 처리, 선적서류 정리, 이 업무 중 어디서부터 AI를 적용할 수 있을지 팀리부뜨의 무역사무 자동화 전문가와 함께 정리해보세요.
현재 받고 계시는 PO 메일 5~10건만 공유해주시면, 어떤 항목까지 자동 추출이 가능한지 2주 안에 시연해드립니다.
상담문의 시 '무역 AI 활용 사례 글을 보고 문의했다'고 남겨주시면 보다 원활한 상담이 가능합니다.
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