G사는 글로벌 고객사들과의 거래에서 오더 한 건당 평균 6~7개의 서류를 작성합니다.
문제는 단순히 개수가 아니라, 거래처마다 다른 서식, 목적마다 다른 문서라는 점이었습니다.
여기에 진행 도중 고객 요청으로 서류를 반복 수정해야 하는 경우도 잦았습니다.
수량, 단가, 납기일 중 하나만 바뀌어도 모든 문서를 다시 확인해야 하는 구조였기 때문입니다.
담당자 입장에서 가장 큰 부담은,
“자동화”보다도 ‘실수가 나면 안 되는 모든 문서를 엑셀로 관리해야 한다’는 점이었습니다.
G사가 askyour.trade 도입을 고민할 당시, 가장 오래 논의된 지점은 기능이 아니라 방식이었습니다.
결론적으로 G사는 ‘모든 걸 자동으로 만들자’가 아니라, ‘입력과 정리는 AI에게 맡기고, 판단은 사람이 하자’는 방향을 선택했습니다.
askyour.trade 도입 이후, Goh Korea의 업무 흐름은 이렇게 바뀌었습니다.
메일로 받은 오더를 드래그앤드롭하면, AI가 거래처·지역·품목별로 자동 분류해 대시보드에 등록합니다. 엑셀에 옮겨 적고, 시트를 나누고, 상태를 표시하던 작업이 사라졌습니다.
오더의 진행 상태는 대시보드에서 실시간으로 관리됩니다.
“자동으로 다 만들어지니까, 틀린지만 보면 되더라구요.”
— G사 실무자 코멘트
등록된 오더를 기반으로 AI가 발주서와 인보이스를 자동 생성합니다.
용도에 맞는 서식으로 각각 생성되며, 항목 누락이나 형식 오류는 AI가 1차로 확인합니다.
담당자는 AI가 만든 초안을 검토하고 확정만 하면 됩니다.
G사는 이 ‘검수 단계’를 남긴 것이 도입 결정의 핵심 포인트였다고 말합니다.
도입 초기에는 거래처별 서식 차이, 내부 정산 기준, 예외 케이스 처리 방식 등을 조정하며 몇 차례의 수정 과정을 거쳤습니다.
하지만 이 과정을 통해 G사에 맞는 오더 흐름과 문서 규칙이 정리되었고, 현재는 신규 거래처가 들어와도 추가 입력 없이 동일한 구조로 처리되고 있습니다.
G사의 변화는 숫자보다 체감이 먼저였습니다.
입력과 정리에 쓰이던 시간은 줄고, 오더 전체를 한눈에 보고 판단하는 시간이 늘어났습니다.
G사의 사례는 말합니다.
AI 도입의 핵심은 얼마나 자동이냐가 아니라, 얼마나 현실적인가라는 것을.
askyour.trade는 엑셀을 대신하는 도구가 아니라,
오더부터 인보이스까지의 흐름을 정리하는 기준이 되었습니다.
