무역 관리 솔루션을 검색해보신 적 있으실 겁니다.
그런데 나오는 답이 대부분 비슷합니다.
시스템을 새로 깔고, 거래처 정보를 옮기고, 담당자들을 다시 교육하라고 합니다.
정작 지금 힘든 일은 그게 아닙니다.
메일로 들어온 인보이스를 열어서 품목과 수량을 옮겨 적는 일, 그거 하나가 오전을 통째로 가져갑니다.
저희 팀리부뜨는 AI로 기업의 반복 사무 업무를 자동화하고 있습니다.
무역 업무용 시스템이 없어서가 아닙니다.
시스템이 받아들일 수 있는 형태로 서류가 오지 않아서입니다.
수출입 서류는 애초에 표준이 없습니다. 같은 인보이스라도 거래처마다 품목명 위치가 다르고, 어떤 곳은 결제조건을 아예 적지 않습니다. 선적서류는 포워더가 바뀌면 양식이 또 달라집니다.
결국 사람이 읽고 판단해서 시스템이 알아들을 값으로 바꿔줘야 합니다.
문제는 시스템이 낡아서가 아니라, 시스템과 서류 사이를 사람이 손으로 잇고 있다는 것입니다.
기존 무역 솔루션 도입은 대개 전면 교체를 전제로 합니다.
그래서 결정이 무거워집니다.
회계와 재고가 붙어 있는 ERP를 건드리면 검토할 것이 늘어납니다. 예산도 억 단위로 올라가고, 이전 작업과 교육에 몇 달이 들어갑니다. 그렇게 도입하고 나서도 서류를 읽어 값을 넣는 작업은 여전히 사람 몫으로 남는 경우가 많습니다.
바꾼 것은 그릇인데, 힘든 일은 그릇에 담는 과정이었던 셈입니다.
그래서 무역 업무는 시스템 교체보다 서류 흐름부터 손대는 쪽이 회수가 빠릅니다.
팀리부뜨는 기업용 AI 에이전트를 구축하고 있습니다.
회사의 업무 맥락을 학습한 에이전트 하나가 사람이 하던 반복 작업을 대신 처리하는 방식입니다.
이 에이전트는 무역 업무에 이렇게 적용됩니다. 메일함으로 들어온 서류를 에이전트가 먼저 읽고, 거래처별로 다른 양식에서 필요한 항목만 뽑아 쓰던 ERP에 그대로 넣습니다. 담당자는 채워진 값을 확인하고 승인하는 역할로 자리를 옮깁니다.
기존 시스템을 바꿀 필요가 없습니다. 더존이든 이카운트든 자체 개발 시스템이든 쓰던 것을 그대로 둡니다. 단순 반복 규칙을 돌리는 것이 아니라 서류의 맥락을 이해하고 판단하기 때문에, 처음 보는 거래처 양식이 와도 매번 규칙을 새로 짜지 않아도 됩니다.
[팀리부뜨 AI 에이전트의 무역 서류 처리 과정]
에이전트가 메일에 붙은 PDF와 이미지를 열어 문서 종류부터 구분합니다. 인보이스인지 패킹리스트인지 선적서류인지를 판단한 뒤, 문서마다 필요한 항목을 뽑아 ERP 항목에 맞춰 채웁니다. 값이 비어 있거나 이전 거래와 크게 다른 건은 따로 표시해 두기 때문에, 담당자는 표시된 건만 열어보면 됩니다.
거래처별 양식 자동 매칭
거래처가 스무 곳이면 인보이스 양식도 스무 가지입니다. 에이전트가 각 양식에서 품목, 수량, 단가, 인코텀즈, 결제조건을 찾아 ERP 항목에 맞춰 넣기 때문에, 담당자가 양식마다 어디를 봐야 하는지 외우고 있을 필요가 없어집니다. 건당 20분 걸리던 입력이 1~2분 검토로 줄어듭니다.
CIPL과 패킹리스트 작성
선적 때마다 인보이스와 패킹리스트를 다시 만드는 일은 숫자 하나만 틀려도 통관에서 걸립니다. 에이전트가 발주 내역과 실제 출고 수량을 대조해 서류 초안을 만들어 주면, 담당자는 수량과 중량이 맞는지만 확인하면 되기 때문에 한 건에 40분씩 들던 작업이 10분 안쪽으로 정리됩니다.
통관 진행 상황 확인
선적 건이 열 건 넘어가면 지금 어디까지 갔는지 확인하는 일만으로도 오전이 지나갑니다. 에이전트가 BL 번호 기준으로 진행 상황을 모아 정리해 주면, 담당자는 지연된 건만 골라 대응하면 되고 거래처 문의에도 바로 답할 수 있습니다.
무역 금융 서류 대조
신용장 조건과 실제 선적서류가 어긋나면 대금 회수가 늦어집니다. 에이전트가 조건과 서류를 항목별로 맞춰보고 다른 부분만 뽑아주기 때문에, 담당자는 눈으로 전부 대조하는 대신 지적된 항목만 수정하면 됩니다.
영수증과 경비 처리
무역 업무만 자동화되는 것은 아닙니다. 같은 에이전트가 경영지원 쪽 영수증에서도 가맹점, 금액, 날짜, 사업자번호를 뽑아 경비 항목으로 정리하기 때문에, 월말마다 이틀씩 걸리던 정산이 반나절 검토로 줄어듭니다.
무역 관리 솔루션을 도입한다고 해서 시스템을 통째로 바꿔야 하는 것은 아닙니다.
쓰던 ERP는 그대로 두고, 서류를 읽어 값을 넣는 구간만 AI 에이전트에 맡기는 방식이 먼저 검토할 만합니다.
지금 인보이스와 선적서류를 손으로 옮겨 담고 계신다면,
어디까지 자동화가 가능한지 팀리부뜨의 무역사무 자동화 전문가와 함께 정리해보세요.
상담 시 자주 쓰는 서류 양식 두세 개와 현재 쓰고 계신 ERP 이름을 공유해주시면 적용 범위를 바로 확인해드립니다.
상담문의 시 "무역 관리 솔루션 글을 보고 문의했다"고 남겨주시면 보다 원활한 상담이 가능합니다.
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