아침 8시 30분, 출근하자마자 거래처 메일부터 확인합니다.
주문 메일 3건, 선적 지시 메일 2건, 송장 조회 요청 1건.
인보이스를 작성하고, 패킹리스트를 맞춰 쓰고, BL 지시서를 정리하고, ERP에 입력하고, 다시 유니패스를 확인합니다.
거래처마다 양식이 다르니까 복사-붙여넣기로는 절대 안 됩니다.
오더 건수가 많아지는 날은 야근은 기본.
"이 반복적인 무역 서류 자동화, 정말 내가 직접 손으로 다 해야 하나 싶을 때가 많지 않나요?"
회사에는 ERP가 있는데, 왜 무역 담당자의 손은 여전히 분주할까요.
그것은 무역 업무의 특성 때문입니다.
무역 업무의 특성상 거래처마다 요구하는 서류 양식이 다릅니다.
A사는 인보이스 레이아웃이 이렇고, B사는 저렇습니다.
패킹리스트 필드도, HS 코드 위치도, 통화 표시도 전부 다릅니다.
여기에 비정형 데이터가 많습니다.
거래처 이메일에서 오더 정보가 표 형태로 들어올 수도 있고, 문단 형태로 들어올 수도 있습니다.
배송 지시사항은 자유형식.
이런 변수들을 일괄 처리할 수 있는 시스템은 흔하지 않습니다.
따라서 ERP가 담당하는 건 정해진 형식의 기초 데이터만.
그 다음부터는 담당자가 각 거래처 양식에 맞춰 재작업하게 되는 것입니다.
이건 담당자의 일 처리 능력 문제가 아니라 구조적 문제입니다.
흔히들 "엑셀 자동화"를 시도합니다.
VLOOKUP, 조건부 서식, 매크로를 이용해서요.
하지만 거래처가 양식을 조금만 바꿔도 다시 설정해야 합니다.
예외 상황이 생기면?
결국 사람이 직접 수정합니다.
RPA 도입을 생각해본 분들도 있을 겁니다.
정해진 화면 위치에서 정해진 작업만 반복하니까요.
그런데 이것도 마찬가지입니다.
양식이 바뀌거나 필드 순서가 달라지면, 매크로와 설정을 다시 짜야 합니다.
"자동화"라기보다 "자동 반복"에 가깝다는 뜻입니다.
팀리부뜨는 AI를 활용해 무역사무를 혁신하고 있습니다.
특히 무역 서류 전반에는 이렇게 활용 가능합니다.
[팀리부뜨의 무역 서류 AI 자동화 프로세스]
거래처별로 다른 이메일 형식을 읽고, 오더 정보의 맥락을 파악하고, 그에 맞는 서류를 생성합니다.
단순히 정해진 과정을 반복하지 않습니다.
거래처에서 보낸 이메일이나 주문서에서 AI가 오더 정보를 자동 추출합니다.
제품명, 수량, 단가, 배송일 같은 데이터를 인식합니다.
그걸 토대로 견적서와 주문서 초안을 한 번에 생성합니다.
인보이스, 패킹리스트, BL 지시서도 마찬가지입니다.
거래처별 양식의 차이를 학습했기 때문에, 각 거래처가 원하는 형식으로 자동 생성됩니다.
레이아웃이 달라져도, 항목 순서가 달라져도 대응합니다.
납기 데이터는 통합 관리되고, 물류 리포트는 자동으로 만들어집니다.
실시간으로 화물을 추적할 수 있고, 원클릭으로 전자도장을 찍을 수도 있습니다.
중요한 건, 기존 ERP를 바꿀 필요가 없다는 점입니다.
ERP 위에 얹어지는 방식입니다.
ERP에 저장된 데이터를 활용하면서, AI가 고객별 맞춤 서류를 만들어주는 겁니다.
주문 메일 수신 → 오더 자동 구조화 → 견적서 생성
거래처에서 주문 메일이 도착했습니다.
AI가 메일을 읽고 오더 정보를 자동으로 구조화합니다.
견적서와 주문 확인서가 5초 안에 생성됩니다.
검토만 하면 거래처에 보낼 수 있습니다.
인보이스 기반 패킹리스트 자동 생성
인보이스 입력 후 패킹리스트 작성 단계입니다.
기본 데이터는 이미 ERP에 있습니다.
AI가 거래처별 패킹리스트 양식을 판단해서 필요한 형식으로 자동 생성합니다.
여러 거래처의 다른 양식을 한 번에 처리합니다.
BL 지시서 자동 작성
선적 준비 과정에서 BL 지시사항을 정리해야 할 때입니다.
이전 거래 데이터와 현재 주문 내용을 AI가 종합합니다.
포워더에 보낼 BL 지시서가 자동으로 작성됩니다.
실시간 화물 추적 및 보고
화물이 선적된 후 고객사로부터 추적 요청이 들어옵니다.
화물 정보를 한 곳에서 실시간으로 조회하고 보고합니다.
사람은 최종 검토만
이 모든 과정에서 담당자가 할 일은 검토뿐입니다.
작성 시간은 90% 줄어듭니다.
무역회사 중에서도 특히 효과가 큰 곳들이 있습니다.
아래의 경우에 해당하신다면, 도입을 고려해보세요.
거래처가 10곳 이상이면서 서류 종류가 다양한 중소 무역회사.
일반무역, 무역중개, OEM 납품 같은 여러 비즈니스를 함께 하는 경우가 많습니다.
ERP는 있지만 서류 작성은 여전히 엑셀과 수작업인 회사.
기초 데이터는 시스템에 있는데, 최종 산출물까지 가는 과정이 수동이죠.
담당자 1~3명이 수출입 업무 전체를 담당하는 곳.
건수가 늘어도 인력을 더 뽑기 어려운 상황이라면, 이 도구만으로도 생산성이 크게 달라집니다.
오더 건수가 지속적으로 증가하는 회사.
작년에는 감당했던 물량을 올해는 담당자의 야근으로 버티고 있다면, 자동화의 효과가 즉시 나타납니다.
결국 무역 서류 작업은 정보를 옮기는 과정입니다.
거래처별 양식만 달라질 뿐, 본질적으로는 같은 데이터입니다.
그 옮기는 과정을 AI가 맡으면, 담당자는 중요한 것에 집중할 수 있습니다.
거래처 관계 관리, 예외 사항 처리, 신규 거래선 개발 같은 일들 말입니다.
지금 무역 서류 작업에 시간을 뺏기고 계신다면, 어디까지 자동화가 가능한지 팀리부뜨의 무역사무 자동화 전문가와 함께 정리해보세요.
상담문의 시 "무역 서류 자동화 글을 보고 문의했다"고 남겨주시면 보다 원활한 상담이 가능합니다.
