수출입 업무를 맡고 계신다면, 아마 이런 아침이 익숙하실 겁니다.
메일함을 열면 거래처 스무 곳에서 보낸 인보이스와 패킹리스트가 쌓여 있습니다.
한 곳은 PDF, 한 곳은 엑셀, 한 곳은 스캔본 이미지입니다.
같은 인보이스인데 품목명 위치도, 인코텀즈 표기도, 결제조건 칸도 회사마다 다릅니다.
결국 한 장씩 열어 눈으로 확인하고, ERP에 손으로 옮겨 적습니다.
수출입 서류 자동화를 알아보기 시작한 분이라면, 이 반복이 왜 줄지 않는지 한 번쯤 답답하셨을 겁니다.
저희 팀리부뜨는 이렇게 양식이 제각각인 문서를 AI가 읽어 처리하도록 돕고 있습니다.
ERP를 도입하면 서류 작업이 줄어들 거라고 기대하셨을 겁니다. 그런데 막상 써보면 입력해야 할 칸만 늘어난 느낌입니다.
이유는 단순합니다. ERP는 데이터를 담는 그릇일 뿐, 서류를 대신 읽어주지는 않기 때문입니다. 품목과 수량과 단가를 누군가는 읽어서 그릇에 옮겨 담아야 하고, 그 일이 그대로 담당자에게 남습니다.
문제는 서류 양식이 표준화되어 있지 않다는 점입니다. 거래처마다 인보이스 서식이 다르고, 같은 거래처도 담당자가 바뀌면 양식이 바뀝니다. 그래서 한 번 정리하면 끝이 아니라, 매번 새 서류 앞에서 처음부터 다시 읽게 됩니다.
이건 담당자가 일을 못해서 생기는 문제가 아닙니다. 읽고 옮겨 적는 일을 사람만 할 수 있다고 전제해 온 구조의 문제입니다.
이쯤에서 RPA나 매크로, 단순 OCR을 떠올리시는 분도 계실 겁니다. 실제로 도입해 보신 분들도 많습니다. 그런데 결과는 비슷합니다.
RPA는 A 위치의 값을 B 칸에 넣어라처럼 자리가 고정돼 있어야 작동합니다. 거래처마다 양식이 다른 수출입 서류 앞에서는 이 전제가 매번 깨집니다.
단순 OCR도 마찬가지입니다. 글자는 읽어내지만, 그 글자가 품목명인지 거래조건인지까지는 구분하지 못합니다. 결국 사람이 다시 열어 위치를 맞추고 오류를 고쳐야 합니다.
자동화라기보다 자동 반복에 가깝고, 양식이 바뀌면 손이 다시 들어갑니다.
팀리부뜨는 AI로 기업의 반복 사무를 자동화하고 있습니다. 특히 수출입 서류처럼 양식이 제각각인 문서에는 이렇게 접근합니다.
핵심은 글자를 읽는 것이 아니라 문서의 맥락을 이해하는 것입니다. 이 인보이스에서 어디가 품목이고 어디가 인코텀즈이며 어디가 결제조건인지를 AI가 스스로 판단합니다. 그래서 양식이 처음 보는 형태여도, 자리를 미리 지정해 두지 않아도 필요한 항목을 뽑아냅니다.
기존에 쓰시던 ERP나 시스템을 바꿀 필요도 없습니다. 사람이 하던 읽고 옮기는 일만 AI가 대신하고, 담당자는 검토와 승인에 집중하시면 됩니다.
[팀리부뜨의 수출입 서류 처리 프로세스]
메일로 들어온 서류를 AI가 한 장씩 읽어 품목, 수량, 단가, 인코텀즈, 결제조건 같은 항목을 뽑습니다. 뽑은 값을 ERP 양식에 맞춰 정리해 두면, 담당자는 한 번 훑어보고 승인만 누르시면 됩니다.
양식이 제각각인 인보이스 항목 추출
거래처 스무 곳에서 서로 다른 양식의 인보이스가 들어와도, AI가 한 장씩 읽어 품목과 수량과 단가와 결제조건을 뽑아 ERP 입력 형태로 정리합니다. 담당자는 미리 정리된 항목을 한 번 확인하고 승인만 누르면 되기 때문에, 한 건당 20분씩 걸리던 입력이 1~2분짜리 검토 작업으로 바뀝니다.
패킹리스트와 인보이스 수량 대조
패킹리스트의 박스별 수량과 인보이스의 주문 수량을 사람이 일일이 맞춰보던 작업을 AI가 대신 대조합니다. 수량이나 단위가 어긋나는 항목만 따로 짚어주기 때문에, 수십 줄짜리 서류에서 틀린 한 줄을 찾느라 시간을 쓰는 일이 줄어듭니다.
발주서와 인보이스 금액 검증
처음 보낸 발주서의 품목과 단가가 나중에 도착한 인보이스와 일치하는지를 AI가 두 문서를 나란히 읽어 확인합니다. 금액이 다르게 청구된 건을 정산 전에 걸러내기 때문에, 매월 마감 때 뒤늦게 차이를 발견해 거래처에 다시 연락하는 일이 줄어듭니다.
선적서류와 통관서류 정리
비엘과 통관 관련 서류에서 선적 정보와 화물 내역을 AI가 읽어 한 곳에 모아 정리합니다. 담당자는 여러 서류를 번갈아 열어보며 같은 정보를 옮겨 적는 대신, 정리된 내용을 확인하는 데 시간을 씁니다.
도입 사례로 확인된 효과
팀리부뜨는 실제 무역 기업에 발주서와 인보이스 자동 생성, 수출입 서류 자동화를 도입한 경험이 있습니다. 읽고 옮기는 일이 AI 검토 작업으로 바뀌면서, 같은 인원이 더 많은 거래 건을 처리할 수 있게 됩니다.
수출입 서류 자동화의 핵심은 양식을 표준화하는 것이 아니라, 제각각인 양식을 AI가 알아서 읽게 만드는 것입니다. 지금 쓰시는 ERP를 바꾸지 않고도, 어디까지 자동으로 처리할 수 있는지 팀리부뜨의 무역사무 자동화 전문가와 함께 정리해보세요.
상담 시 평소 다루시는 서류 종류와 ERP 입력 항목을 공유해 주시면, 회사 상황에 맞는 자동화 범위를 제안해 드립니다.
상담 문의 시 '수출입 서류 자동화 글을 보고 문의했다'고 남겨주시면 보다 원활한 상담이 가능합니다.
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