월초에 홈택스를 엽니다.
지난달 매입 전자세금계산서를 내려받으면 이백 장이 넘습니다.
엑셀로 옮긴 다음, 발주서와 하나씩 맞춰봅니다.
품목명이 우리 쪽 표기와 다른 건이 나오고, 금액이 몇 원씩 어긋나는 건도 나옵니다.
어제 처리한 건인지 아닌지 헷갈려서 다시 확인합니다.
세금계산서 자동화를 검색해보게 되는 시점이 대개 이 즈음입니다.
매입 대사에만 이틀이 사라지는 걸 한 번쯤 계산해보셨을 겁니다.
저희 팀리부뜨는 AI를 활용해 기업의 반복 사무 업무를 자동화하고 있습니다.
전자세금계산서 제도 자체는 이미 자동화되어 있습니다. 발행도 전송도 시스템이 합니다.
문제는 그다음입니다.
국세청에서 내려받은 계산서와, 우리 회사의 발주서와 입고 기록을 맞춰보는 일은 시스템이 대신해주지 않습니다.
게다가 확인할 시간이 길지 않습니다. 월합계 세금계산서의 발급기한은 공급시기가 속하는 달의 다음달 10일이고, 국세청 전송기한은 발급일의 다음 날입니다.
지난달 거래가 계산서로 확정되는 시점부터 마감까지, 담당자가 실제로 손에 쥔 시간은 열흘 남짓입니다.
그 짧은 기간을 손으로 맞춰야 하는 이유는, 거래처가 쓰는 품목명과 우리 ERP의 품목 코드가 다르기 때문입니다.
같은 자재를 거래처는 규격명으로 적고, 우리는 내부 코드로 관리합니다. 공급가액도 단가 소수점 처리 방식에 따라 몇 원씩 어긋납니다.
문제는 담당자가 꼼꼼하지 않아서가 아니라, 두 시스템이 서로 다른 언어로 같은 거래를 기록하기 때문입니다.
많은 회사가 여기까지는 이미 해봤습니다. 사업자번호와 금액으로 조회 함수를 걸어 자동 대사를 시도합니다.
정확히 일치하는 건은 걸립니다. 문제는 일치하지 않는 건들입니다.
품목명이 다른 건, 한 발주서가 두 장으로 나눠 청구된 건, 월을 넘겨 들어온 건은 전부 예외로 떨어집니다. 결국 예외 목록을 사람이 다시 봅니다.
매크로나 RPA도 같은 벽을 만납니다. 규칙은 정확히 따르지만 규칙 밖의 상황은 판단하지 못합니다.
자동화라기보다 자동 반복에 가깝습니다. 예외가 전체의 20퍼센트만 돼도 체감되는 절감은 크지 않습니다.
그리고 이 예외는 번거로움으로만 끝나지 않습니다. 국세청 기준으로 지연발급된 세금계산서를 받으면 공급받는 쪽에도 공급가액의 0.5% 지연수취 가산세가 붙습니다.
공급시기가 속한 과세기간의 확정신고기한까지 아예 받지 못하면 매입세액 자체가 공제되지 않습니다.
공급가액 5천만원짜리 거래 한 건으로 계산하면 가산세만 25만원이고, 공제를 못 받으면 매입세액 500만원이 그대로 비용이 됩니다.
예외 목록을 사람이 눈으로 훑는 구조에서는 이 손실이 조용히 반복됩니다.
팀리부뜨는 기업용 AI 에이전트를 구축하고 있습니다. 회사의 업무 맥락을 학습한 에이전트 하나가 사람이 하던 반복 작업을 대신 처리하는 방식입니다.
이 에이전트는 세금계산서 업무에 이렇게 적용됩니다.
[팀리부뜨 AI 에이전트의 세금계산서 처리 과정]
국세청에서 내려받은 매입 계산서와 사내 발주 기록을 함께 읽습니다. 표기가 달라도 같은 거래인지를 품목 규격과 수량, 거래처, 납품 시점을 종합해 판단합니다.
일치하는 건은 자동으로 짝을 지어 확정 대기 상태로 넘깁니다. 담당자는 확정 버튼만 누르면 됩니다.
애매한 건은 억지로 맞추지 않고 사유를 붙여 따로 올립니다. 금액이 어긋나는지, 발주 기록 자체가 없는지, 분할 청구로 보이는지를 구분해 표시합니다.
거래 성격을 보고 계정과목을 제안해 전표 초안까지 만듭니다. 과거에 같은 거래처의 같은 품목을 어떤 계정으로 처리했는지를 근거로 삼습니다.
지난달에 들어왔어야 할 계산서가 아직 안 들어온 거래처를 먼저 알려줍니다. 마감 직전에 발견하는 대신 미리 챙길 수 있습니다.
기존 시스템을 바꿀 필요는 없습니다. 홈택스도 쓰던 ERP도 그대로 둡니다. 사람이 두 시스템 사이를 오가며 하던 대조와 입력만 에이전트가 넘겨받는 구조입니다.
매입 세금계산서 대사
월초에 이백 장 넘게 들어오는 매입 계산서를 에이전트가 발주 기록과 대조해 짝을 지어둡니다. 담당자는 짝이 안 맞은 열 건 남짓만 보면 되기 때문에, 이틀 걸리던 마감 대사가 반나절 안에 끝나는 형태로 바뀝니다.
계정과목 분개와 전표 초안
거래처와 품목, 적요를 읽어 계정과목을 제안하고 ERP에 넣을 전표 초안까지 만들어둡니다. 전표 한 건에 3분씩 걸리던 입력이 검토 중심으로 바뀌어서, 하루 30건이면 90분이 그대로 줄어듭니다.
종이와 PDF로 오는 증빙 처리
전자 발행이 원칙이어도 종이나 PDF로 오는 거래명세서가 매달 서른 건씩 남아 있는 회사가 많습니다. 에이전트가 스캔본에서 사업자번호와 공급가액, 품목을 읽어 전자 건과 같은 줄에 세워두기 때문에 별도 대장을 따로 관리하지 않아도 됩니다.
누락과 지연 감지
매월 들어오던 거래처의 계산서가 이번 달에 안 들어왔다면 에이전트가 마감 사흘 전에 목록으로 짚어줍니다. 거래처가 백 곳을 넘어가면 사람이 눈으로 훑어서는 놓치는 구간이라, 부가세 확정신고기한인 1월 25일과 7월 25일 직전에 뒤늦게 발견하는 상황을 줄일 수 있습니다.
확정신고기한을 넘겨 받은 계산서도 다음날부터 1년 이내라면 수정신고나 경정청구로 공제받을 수 있지만, 0.5% 가산세는 그대로 남습니다.
영수증과 법인카드 정리
같은 에이전트가 경비 쪽도 처리합니다. 직원들이 사진으로 올린 영수증 삼백 장에서 상호와 금액, 날짜를 읽어 계정과목까지 분류해두면 월말에 하루 꼬박 걸리던 정리가 검토 시간만 남습니다.
무역 인보이스 입력
수입 거래가 있는 회사라면 범위가 더 넓어집니다. 거래처마다 양식이 다른 인보이스와 패킹리스트를 에이전트가 읽어 ERP에 입력하기 때문에, 한 건에 20분씩 걸리던 작업이 1분에서 2분짜리 검토로 줄어듭니다.
세금계산서 자동화가 어려운 이유는 발행이 아니라 대사에 있습니다. 두 시스템이 같은 거래를 다르게 기록하는 한, 규칙만으로는 예외가 계속 남습니다.
맥락을 읽는 에이전트가 대조와 분개를 맡으면 담당자에게는 확인 작업만 남습니다.
지금 매입 계산서 대사에 얼마나 시간을 쓰고 있는지와 쓰고 계신 ERP만 공유해주시면, 어디까지 자동화가 가능한지 팀리부뜨의 사무자동화 전문가와 함께 정리해보세요.
상담문의 시 "세금계산서 자동화 글을 보고 문의했다"고 남겨주시면 보다 원활한 상담이 가능합니다.
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