선적 업무를 담당하고 계시다면, 아마 이런 흐름이 익숙하실 겁니다.
오더가 확정되면 인보이스를 만듭니다.
같은 정보를 패킹리스트에 다시 입력합니다.
포워더에게 보낼 쉬핑인스트럭션도 별도로 작성합니다.
B/L 초안 검토, 원산지증명서 신청, 세관 신고까지.
하나의 선적에 서류가 5~6종입니다.
그리고 그 서류들에 들어가는 정보는 대부분 같습니다.
품명, 수량, 단가, 거래처 정보, 선적일자.
"이 정보를 왜 6번 입력해야 하지?"
선적이 몰리는 달에는 특히 그런 생각이 드실 겁니다.
저희 팀리부뜨는 AI를 활용해 이 반복 입력 구조를 자동화하고 있습니다.
각 서류는 용도가 다르기 때문에 따로 존재합니다.
인보이스는 대금 청구용, 패킹리스트는 화물 내용 확인용, 쉬핑인스트럭션은 포워더 지시용.
받는 곳이 다르고, 형식도 다릅니다.
문제는 내용이 겹친다는 점입니다.
품명, 수량, 단가는 거의 모든 서류에 들어가는데, 시스템이 연동되어 있지 않으면 담당자가 각 서류에 직접 입력해야 합니다.
하나라도 틀리면 서류 간 불일치가 생깁니다.
통관 지연, 포워더와의 수정 왕복, 최악의 경우 선적 일정이 밀립니다.
문제는 실수가 아니라, 실수가 날 수밖에 없는 구조입니다.
선적서류 반복 입력을 RPA(로봇 프로세스 자동화)로 해결하려는 시도가 있습니다.
화면을 따라가며 정해진 위치에 데이터를 입력하는 방식입니다.
그런데 무역 서류는 RPA가 잘 맞지 않습니다.
서류 양식이 거래처마다 다르고, 포워더가 바뀌면 쉬핑인스트럭션 형식도 바뀝니다.
예외 상황이 생기면 RPA는 멈춥니다.
'자동화'가 아니라 '조건부 자동화'에 가깝습니다.
담당자가 계속 관리해야 하는 자동화입니다.
팀리부뜨는 AI를 활용해 선적서류 전반의 반복 입력을 자동화하고 있습니다.
특히 "한 번 입력한 정보를 여러 서류에 자동으로 채우는" 구조에 이렇게 작동합니다.
[팀리부뜨의 선적서류 자동화 프로세스]
오더 확정 정보(품목, 수량, 단가, 거래처)를 한 번 입력합니다.
AI가 인보이스, 패킹리스트, 쉬핑인스트럭션 초안을 동시에 생성합니다.
거래처 또는 포워더별 양식 규칙에 맞춰 자동 적용됩니다.
담당자는 생성된 서류를 검토하고, 이상 없으면 바로 전송합니다.
기존 ERP는 그대로 유지됩니다.
인보이스 → 패킹리스트 자동 연동
인보이스에 입력된 품목·수량·단가 정보를 AI가 읽어 패킹리스트 초안을 자동 완성합니다.
중복 입력 없이 두 서류가 동시에 만들어집니다.
포워더별 쉬핑인스트럭션 자동 생성
포워더가 A에서 B로 바뀌어도 각자 요구하는 형식을 AI가 기억하고 자동 적용합니다.
양식을 다시 찾아볼 필요가 없습니다.
서류 간 불일치 자동 검수
인보이스와 패킹리스트의 수량·금액이 다를 경우 AI가 발송 전에 경고합니다.
통관 지연으로 이어지는 실수를 사전에 차단합니다.
선적 건수 증가 대응
선적이 월 10건에서 50건으로 늘어도 서류 작업 시간은 비례해서 늘지 않습니다.
AI가 병렬로 처리하기 때문입니다.
원산지증명서 신청 정보 자동 추출
C/O 신청에 필요한 정보를 기존 서류에서 자동으로 추출해 신청 양식에 채워넣습니다.
별도로 옮겨 입력하는 작업이 없어집니다.
선적마다 같은 정보를 여러 서류에 반복 입력하고 있다면, 그 구조는 바꿀 수 있습니다.
어디까지 자동화가 가능한지 팀리부뜨의 무역사무 자동화 전문가와 함께 정리해보세요.
현재 사용 중인 서류 양식 종류와 포워더 수를 공유해주시면 맞춤형 자동화 방안을 제시해드립니다.
상담문의 시 "선적서류 자동화 글을 보고 문의했다"고 남겨주시면 보다 원활한 상담이 가능합니다.
