오전에 메일함을 열면 고객사 요청이 열두 통 들어와 있습니다.
그중 절반이 견적 요청입니다.
한 건은 작년에 보낸 견적서를 찾아 단가만 바꾸면 되고, 한 건은 품목이 스무 개라 단가표를 하나씩 대조해야 합니다.
지난주에 단가가 바뀐 품목이 있었는데 어느 것이었는지 다시 확인합니다.
영업용 AI 에이전트를 찾아보게 되는 시점은 대개 여기입니다.
고객을 만나야 할 시간에 견적서를 만들고 있었던 날이 얼마나 되는지 세어보신 적 있으신가요?
저희 팀리부뜨는 AI를 활용해 기업의 반복 사무 업무를 자동화하고 있습니다.
영업 조직에는 대개 CRM이 있습니다. 고객 정보도 있고 상담 이력도 쌓입니다.
그런데 견적서를 만드는 순간에는 대부분 엑셀을 엽니다.
CRM은 결과를 기록하는 도구이지, 문서를 만들어주는 도구가 아니기 때문입니다.
요청은 메일 본문이나 첨부 파일로 옵니다. 고객사마다 품목을 적는 방식이 다르고, 어떤 곳은 자기네 양식으로 채워 보내달라고 합니다.
단가표는 별도 파일에 있고, 할인 기준은 담당자 머릿속에 있습니다.
수출 건이면 한 겹이 더 붙습니다. 같은 물건이라도 FOB로 견적을 내는지 CIF로 내는지에 따라 운임과 보험료를 누가 부담하는지, 위험이 언제 넘어가는지가 달라집니다.
인코텀즈 2020은 11개 규칙으로 되어 있고, 계약서에는 조건과 함께 버전까지 적어야 나중에 해석 분쟁이 안 생깁니다.
이걸 견적 단계에서 정리하지 않으면 수주하고 난 뒤에 마진이 깎입니다.
문제는 CRM이 부실해서가 아니라, 요청이 들어오는 형태와 시스템이 기대하는 형태가 다르기 때문입니다.
이 문제를 견적서 양식을 표준화해서 풀려는 시도가 많습니다. 품목별 템플릿을 만들고 단가표에 조회 함수를 겁니다.
반복 품목이 많은 거래에서는 효과가 있습니다.
문제는 신규 품목이 섞이거나, 고객사가 자기 양식을 요구하거나, 요청 자체가 문장으로 오는 경우입니다. 이런 건은 결국 사람이 처음부터 만듭니다.
RPA를 붙여봐도 비슷합니다. 정해진 화면과 정해진 순서는 정확히 따르지만, 메일 본문을 읽고 무엇이 품목이고 무엇이 요청 조건인지 판단하는 일은 하지 못합니다.
자동화라기보다 자동 반복에 가깝습니다.
팀리부뜨는 기업용 AI 에이전트를 구축하고 있습니다. 회사의 업무 맥락을 학습한 에이전트 하나가 사람이 하던 반복 작업을 대신 처리하는 방식입니다.
이 에이전트는 영업 지원 업무에 이렇게 적용됩니다.
[팀리부뜨 AI 에이전트의 견적 요청 처리 과정]
들어온 메일과 첨부 파일을 함께 읽습니다. 본문에 문장으로 적힌 요청이든, 고객사 양식 엑셀이든, 사진으로 찍어 보낸 도면이든 같은 입구로 받습니다.
품목과 수량, 납기 요청, 특기 조건을 뽑아 사내 품목 코드에 맞춰 정리합니다. 고객사 표기가 우리 코드와 달라도 규격과 과거 거래 이력을 근거로 후보를 제시합니다.
최신 단가표와 대조해 금액을 계산하고, 이 고객사에 적용해온 할인 기준을 반영해 견적서 초안을 만듭니다.
해외 건이면 인코텀즈 조건까지 함께 잡습니다. 직전 거래에서 어떤 조건으로 나갔는지를 근거로 제안하고, 조건이 바뀌면 운임과 보험료 부담이 어떻게 달라지는지를 함께 표시합니다.
기준에서 벗어나는 항목은 따로 표시합니다. 단가가 최근에 바뀐 품목, 재고가 없는 품목, 평소보다 할인율이 큰 항목을 담당자가 먼저 보게 합니다.
확정된 견적은 CRM과 사내 문서 저장소에 함께 기록합니다. 담당자가 따로 옮겨 적지 않아도 이력이 남습니다.
기존 시스템을 바꿀 필요는 없습니다. 쓰던 CRM도 ERP도 그대로 둡니다. 사람이 메일과 엑셀, 시스템 사이를 오가며 하던 옮겨 적기만 에이전트가 넘겨받습니다.
견적 요청 메일에서 견적서 초안까지
품목이 스무 개 넘는 견적 요청이 들어와도 에이전트가 품목과 수량을 뽑아 단가표와 대조한 초안을 만들어둡니다. 한 건에 40분씩 걸리던 견적 작성이 검토와 조정 중심으로 바뀌어서, 하루 다섯 건이면 오후 시간이 통째로 돌아옵니다.
고객사 양식으로 다시 만들기
고객사가 자기네 서식으로 채워 보내달라고 하는 경우가 흔합니다. 에이전트가 우리 견적 데이터를 상대 양식의 칸에 맞춰 옮겨 채우기 때문에, 양식이 열 곳이면 열 곳 모두 같은 시간에 나갑니다.
제안서에 들어갈 자료 취합
제안서를 쓸 때마다 과거 사례와 실적 자료를 찾느라 반나절이 갑니다. 에이전트가 사내 문서 수백 건에서 해당 산업의 사례와 수치를 출처와 함께 모아 오면, 담당자는 고르고 다듬는 일부터 시작할 수 있습니다.
상담 기록과 후속 일정 정리
미팅 메모나 통화 내용을 넣으면 에이전트가 고객 요청과 다음 할 일을 뽑아 CRM에 정리합니다. 하루 세 건씩 미팅이 잡히는 주에는 퇴근 전 30분을 입력에 쓰게 되는데, 그 시간이 확인만으로 줄어듭니다.
계약서 조항 검토
고객사가 보내온 스무 장짜리 계약서에서 대금 지급 조건과 지체상금률, 하자 담보 기간, 해지 조항을 짚어 표준안과 다른 부분만 표시합니다.
지체상금률은 국가계약법 시행규칙 기준으로 물품 제조와 구매가 하루 1천분의 0.75, 용역은 1천분의 1.25인데, 민간 계약서에 이보다 높은 요율이 들어와 있으면 에이전트가 먼저 짚어줍니다.
법무 검토를 넘기기 전에 영업 담당이 십 분 안에 쟁점을 파악할 수 있습니다.
수출 거래 서류 처리
해외 영업이 있다면 범위가 더 넓어집니다. 오더가 확정되면 에이전트가 견적서에 적힌 인코텀즈 조건을 그대로 물고 가서 인보이스와 패킹리스트 초안을 만들고 ERP 입력까지 이어가기 때문에, 한 건에 20분씩 걸리던 서류 작업이 1분에서 2분짜리 검토로 줄어듭니다.
영업용 AI 에이전트의 목적은 영업을 대신하는 것이 아니라, 영업이 고객을 만날 시간을 되돌려주는 것입니다.
견적과 제안서, 기록 입력처럼 판단보다 옮겨 적기에 가까운 일은 에이전트가 맡고 담당자는 확인만 하는 구조가 현실적입니다.
지금 견적 한 건에 얼마나 걸리는지와 쓰고 계신 CRM만 공유해주시면, 어디까지 자동화가 가능한지 팀리부뜨의 AI 에이전트 구축 전문가와 함께 정리해보세요.
상담문의 시 "영업용 AI 에이전트 글을 보고 문의했다"고 남겨주시면 보다 원활한 상담이 가능합니다.
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