발주서 작업을 하고 계시다면, 아마 이런 하루가 익숙하실 겁니다.
거래처에서 오더가 들어옵니다.
지난번 PO 파일을 열고, 다른 이름으로 저장합니다.
품목, 수량, 단가를 지우고 새로 입력합니다.
거래처 담당자 이름이 바뀌진 않았는지 확인하고, 날짜를 고칩니다.
영문이라 오타가 없는지 두 번 봅니다.
오더가 하루에 3건이면 이 과정을 세 번 합니다.
거래처가 10곳이면, 각자 요구하는 양식이 달라 파일도 10개입니다.
"이 작업을 꼭 내가 직접 해야 하나?"
한 번쯤은 생각해 보셨을 겁니다.
저희 팀리부뜨는 AI를 활용해 발주서를 포함한 무역 서류 반복 업무를 자동화하고 있습니다.
문제는 담당자의 실력이 아닙니다.
발주서 자체가 '매번 새로 만들어야 하는 구조'로 되어 있기 때문입니다.
거래처마다 요구하는 양식이 다릅니다.
어떤 바이어는 단가 표기 방식이 다르고, 어떤 거래처는 특정 항목을 반드시 포함해달라고 요청합니다.
ERP에 있는 기본 양식으로는 대응이 안 되는 경우가 대부분입니다.
결국 담당자는 거래처별로 따로 만들어둔 엑셀 파일을 열고, 이전 발주서를 복사해서 수정하는 방식으로 일합니다.
"데이터는 다 있는데, 왜 서류를 직접 만들어야 하지?"
이 질문이 바로 구조적 문제의 핵심입니다.
엑셀 템플릿을 만들어도 결국 한계가 있습니다.
거래처가 양식을 바꾸면 템플릿도 바꿔야 합니다.
신규 품목이 생기면 수식이 깨집니다.
매크로는 고정된 형식에서만 작동하기 때문에, 거래처 양식이 조금만 달라져도 손으로 다시 해야 합니다.
'자동화'라기보다 '자동 반복'에 가깝습니다.
입력하는 사람이 여전히 중간에 있어야 하는 구조입니다.
팀리부뜨는 AI를 활용해 무역 서류 반복 업무를 자동화하고 있습니다.
특히 발주서처럼 "데이터는 있는데 문서로 정리하는 데 시간이 걸리는" 업무에 이렇게 활용됩니다.
[팀리부뜨의 발주서 자동생성 프로세스]
ERP 또는 오더 이메일에서 품목, 수량, 단가, 거래처 정보를 가져옵니다.
거래처별로 저장된 양식 규칙에 맞춰 자동으로 문서를 완성합니다.
완성된 발주서는 검토 후 바로 전송하거나 ERP에 연동됩니다.
담당자가 할 일은 최종 검토뿐입니다.
기존 ERP를 바꾸지 않아도 됩니다. 지금 쓰는 시스템 위에 AI가 붙는 구조입니다.
거래처별 양식 자동 매칭
거래처 A는 단가를 FOB 기준으로, 거래처 B는 CIF 기준으로 표기합니다.
AI가 거래처를 인식하고 각각의 양식 규칙에 맞춰 발주서를 완성합니다.
반복 오더 자동 처리
매월 동일 품목을 재발주하는 경우, 지난 발주서 데이터를 기반으로 초안을 자동 생성합니다.
수량만 수정하면 바로 사용할 수 있습니다.
영문 오타·오류 자동 검수
영문 발주서에서 자주 발생하는 오타, 단위 불일치, 금액 계산 오류를 AI가 발송 전에 체크합니다.
거래처에 잘못된 PO가 나가는 상황을 사전에 막습니다.
ERP 데이터 자동 연동
발주서 확정 후, 품목 코드·수량·단가를 ERP에 자동으로 입력합니다.
이중 입력 없이 발주서 생성과 ERP 등록이 동시에 처리됩니다.
신규 거래처 양식 등록
신규 거래처 발주서를 한 번만 등록해두면, 이후 오더부터는 자동으로 해당 양식을 적용합니다.
거래처가 늘어나도 작업량이 비례해서 늘지 않습니다.
발주서 작성에 오더당 20~30분씩 소비하고 있다면, 그 시간은 줄일 수 있습니다.
어디까지 자동화가 가능한지 팀리부뜨의 무역사무 자동화 전문가와 함께 정리해보세요.
현재 쓰고 계신 거래처 양식과 ERP 환경을 공유해주시면 맞춤형 자동화 방안을 제시해드립니다.
상담문의 시 "발주서 자동생성 글을 보고 문의했다"고 남겨주시면 보다 원활한 상담이 가능합니다.
