신용장이 도착하면 그날 오후는 사라집니다.
정작 필요한 내용은 그 한 장에 전부 적혀 있습니다.
품명도, 수량도, 단가도, 인코텀즈도, 결제조건도 이미 확정되어 있습니다.
그런데 커머셜 인보이스를 새로 열어 같은 내용을 다시 칩니다.
패킹리스트를 열어 또 칩니다.
포워더가 보낸 선적요청서에도 같은 숫자를 옮겨 적습니다.
서류가 네다섯 장이면 같은 내용을 네다섯 번 쓰는 셈입니다.
신용장 자동화를 한 번이라도 검색해보셨다면, 아마 이 반복 때문이었을 겁니다.
원본은 이미 손에 있는데, 옮겨 적는 일만 계속 남습니다.
저희 팀리부뜨는 AI를 활용해 기업의 반복 사무 업무를 자동화하고 있습니다.
무역 서류는 한 거래를 여러 각도에서 증명하기 위한 묶음입니다.
신용장은 은행이 대금을 내주는 조건이고, 커머셜 인보이스는 대금 청구서이며, 패킹리스트는 포장 내역서입니다.
목적은 다르지만 안에 들어가는 데이터는 대부분 겹칩니다.
품명, 수량, 단가, 총액, 선적항과 목적항, 인도조건, 결제조건, 최종선적일까지 신용장에 이미 다 적혀 있습니다.
나머지 서류에서 새로 만들어지는 정보는 실측 중량이나 포장 개수, 컨테이너 번호 정도입니다.
전체 항목 중 새로 생기는 값은 두세 개고, 나머지는 원본에서 그대로 내려오는 값입니다.
그런데도 처음부터 다시 만드는 이유는 서류들이 서로 연결되어 있지 않기 때문입니다.
신용장은 은행에서 받은 PDF로 남고, 인보이스는 엑셀 파일로 있고, 선적요청서는 포워더가 보내준 별도 양식입니다.
저장 위치도 형식도 다르니 사람이 그 사이를 매개하는 역할을 맡게 됩니다.
여기에 은행이 물건이 아니라 서류만 본다는 조건이 붙습니다.
품명 한 단어, 인코텀즈 표기 하나가 신용장과 다르면 하자로 잡히고, 인보이스와 패킹리스트의 수치가 서로 어긋나도 마찬가지입니다.
그래서 옮겨 적은 뒤에 다시 대조하고, 대조한 뒤에 또 훑어보게 됩니다.
문제는 담당자의 꼼꼼함이 아니라, 확정된 원본이 있는데도 서류마다 사람이 다시 입력하도록 남겨둔 구조 그 자체입니다.
많은 무역팀이 인보이스와 패킹리스트를 엑셀 템플릿으로 만들어 씁니다.
하지만 템플릿은 칸의 위치를 고정할 뿐, 그 칸에 무엇이 들어가야 하는지는 판단하지 못합니다.
결국 값은 사람이 원본을 보고 하나씩 채워 넣게 됩니다.
RPA도 비슷한 지점에서 막힙니다.
RPA는 정해진 위치의 값을 정해진 위치로 옮기는 데는 강하지만, 신용장은 개설은행이 바뀔 때마다 레이아웃이 달라지고 조건이 문장으로 서술됩니다.
수량을 플러스 마이너스 10퍼센트 이내로 맞추라는 문장을 규칙으로 반영하려면, 값을 옮기는 것이 아니라 문서를 읽어야 합니다.
그래서 지금까지의 접근은 자동화라기보다 자동 반복에 가까웠습니다.
서류 종류가 하나 늘어나면 만들어야 할 템플릿과 시나리오도 하나씩 늘어났습니다.
팀리부뜨는 기업용 AI 에이전트를 구축하고 있습니다.
회사의 업무 맥락을 학습한 에이전트 하나가 사람이 하던 반복 작업을 대신 처리하는 방식입니다.
이 에이전트가 무역 서류에 적용되는 방식은 서류를 하나씩 따로 자동화하는 것이 아닙니다.
이미 확정된 신용장 한 건을 원본으로 삼고, 거기서 나머지 서류를 파생시키는 구조입니다.
[팀리부뜨 AI 에이전트의 신용장 기반 서류 생성 과정]
1. 확정된 신용장을 원본으로 올립니다.
은행에서 통지받은 전문이든 거래처에서 받은 스캔본이든 그대로 올리면 됩니다. 형식을 맞추거나 텍스트를 정리해서 넣을 필요가 없습니다.
2. 조항 단위로 데이터를 구조화합니다.
45A 물품명세, 44E 선적항, 44F 목적항, 44C 최종선적일, 46A 요구서류처럼 조항에 흩어져 있는 값을 품명, 수량, 금액, 일정 같은 항목으로 정리합니다. 번들당 중량 상한이나 수량 허용 오차처럼 문장으로 서술된 제약도 함께 잡아둡니다.
3. 만들 서류를 고르면 회사 서식에 그대로 채웁니다.
커머셜 인보이스, 패킹리스트, 선적요청서 중 필요한 것을 고르면 회사가 원래 쓰던 서식에 값이 채워집니다. 품명 문구와 인코텀즈 표기는 신용장에 적힌 그대로 옮겨지기 때문에 문구 불일치가 생기지 않습니다.
4. 회사만 아는 값은 한 번만 입력합니다.
실측 중량, 포장 개수, 컨테이너 번호처럼 원본에 없는 값은 담당자가 넣습니다. 한 번 입력한 값은 같은 건에서 만들어지는 모든 서류에 동시에 반영되기 때문에, 인보이스와 패킹리스트의 숫자가 서로 어긋날 일이 없습니다.
5. 서류 사이의 정합성을 확인하고 어긋난 항목만 표시합니다.
신용장 조건과 만들어진 서류를 항목별로 대조해 총액, 목적항, 선적기일처럼 하자로 직결되는 지점을 먼저 짚어줍니다. 담당자는 서류 전체를 처음부터 훑는 대신 표시된 항목만 확인하고 승인하면 됩니다.
기존에 쓰던 ERP나 무역 시스템을 바꿀 필요는 없습니다. 사람이 하던 읽기와 옮겨 적기만 에이전트가 대신하고, 결과물은 지금 쓰는 서식과 시스템으로 그대로 들어갑니다.
신용장에서 커머셜 인보이스 생성
확정된 신용장을 올리면 품명, 수량, 단가, 총액, 인도조건, 결제조건이 회사 인보이스 서식에 그대로 채워집니다.
품명을 한 글자씩 대조하며 옮겨 적던 한 건당 30분에서 40분짜리 작업이, 채워진 값을 확인하고 승인하는 5분 내외의 검토로 바뀝니다.
같은 원본에서 패킹리스트 동시 생성
인보이스를 만든 뒤 패킹리스트를 처음부터 다시 만들 필요가 없습니다. 같은 원본에서 포장 단위 정보만 더해 함께 생성됩니다.
실측 중량과 박스 수를 한 번만 넣으면 두 서류에 같은 값이 들어가기 때문에, 수치 불일치로 서류를 다시 만드는 상황 자체가 줄어듭니다.
선적요청서와 포워더 제출 서류
포워더마다 요구하는 부킹 양식이 다르지만 안에 들어가는 값은 결국 같은 신용장에서 나옵니다.
에이전트가 원본에서 선적항, 목적항, 화물 정보를 뽑아 포워더 양식에 맞춰 채우기 때문에, 건당 15분씩 들던 재입력이 확인 작업으로 끝납니다.
수출신고와 원산지증명서 기초자료 정리
품목별 HS코드 후보와 신고에 필요한 항목을 기존 거래 이력과 대조해 미리 정리해둡니다.
품목이 수십 개인 건일수록 절감 폭이 커지고, 담당자는 처음부터 찾는 대신 제시된 후보를 확인하는 방식으로 넘어갑니다.
견적서 자동 작성
무역 서류만 다루는 것은 아닙니다. 고객사가 메일로 보낸 요청 내용을 읽어 단가표와 대조한 뒤 견적서 초안을 만들어냅니다.
영업 담당자는 하루에 몇 건씩 반복하던 양식 채우기 대신 금액 검토와 조건 조정에만 시간을 쓰게 됩니다.
영수증과 법인카드 내역 정리
경영지원 쪽에서는 직원들이 올린 영수증 사진을 에이전트가 읽어 계정과목까지 분류한 뒤 정리해둡니다.
월말에 수백 장을 몰아서 처리하던 작업이 매일 조금씩 쌓이는 검토 작업으로 바뀌기 때문에, 마감 며칠간 몰리던 부담이 사라집니다.
에이전트가 모든 판단을 대신하지는 않습니다. 이대로 제출할지, 조건을 조정할지에 대한 최종 확인은 사람이 합니다. 다만 확인해야 할 대상이 서류 전체에서 표시된 몇 개 항목으로 줄어듭니다.
신용장은 이미 확정된 상태로 손에 들어옵니다.
정작 시간이 드는 일은 그 안의 내용을 인보이스와 패킹리스트, 선적요청서에 다시 옮겨 적는 구간입니다.
원본 한 장을 기준으로 나머지 서류를 만들어내는 일은 이제 AI 에이전트가 대신할 수 있는 영역이 되었습니다.
지금 신용장 한 건을 받을 때마다 같은 내용을 네 번 다섯 번 다시 쓰고 계신다면,
어디까지 자동화가 가능한지 팀리부뜨의 무역사무 자동화 전문가와 함께 정리해보세요.
상담 시 최근 신용장 한 건과 그 건으로 만드신 서류 묶음을 함께 공유해주시면, 어느 항목까지 자동으로 채워지는지 더 구체적으로 확인하실 수 있습니다.
상담문의 시 "신용장 자동화 글을 보고 문의했다"고 남겨주시면 보다 원활한 상담이 가능합니다.
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