무역 및 B2B 업무에서는
각 고객사마다 문서 양식이 조금씩 다르기 때문에
같은 내용을 여러 방식으로 정리해야 하는 경우가 많습니다.
데이터는 비슷해도 표현이 달라서
엑셀과 PDF를 비교하며
수기로 맞춰넣는 일이 반복되곤 합니다.
작업 시간이 오래 걸리고,
중간에 실수가 발생할 가능성도 커집니다.
정리하자면 원인은 단순합니다.
“데이터는 동일한데, 작성 방식이 다르기 때문입니다.”
예를 들어 같은 의미를 가진 항목도
표현이 다음과 같이 다르게 사용됩니다.
업무 경험이 있으시다면
이 표현들이 결국 같은 필드를 의미한다는 점을 잘 알고 계실 것입니다.
하지만 컴퓨터는 이를 자동으로 이해하지 못합니다.
그래서 사람이 직접 정리하게 되는 구조가 만들어집니다.
많은 기업에서 아래 두 방법으로 대응하고 있습니다.
대부분이 이렇게 진행합니다.
문서를 직접 열어 비교하고, 필요한 부분을 복사해 맞춰 넣습니다.
정확도를 확보할 수 있지만 시간이 많이 듭니다.
더불어 ‘휴먼에러’의 가능성도 있습니다.
별도의 프로그램을 활용하는 경우도 있습니다.
일부 반복 작업을 자동화할 수 있지만
정해진 컬럼명과 구조에서만 동작합니다.
따라서 고객사마다 양식이 다른 경우라면
결국 수기 작업이 필요합니다.
팀리부뜨는 이 문제를 해결하기 위해 AI를 활용합니다.
즉, 컬럼명이 다르더라도
동일한 역할을 하는 항목이라면
같은 필드로 ‘알아서’ 매칭됩니다.
예를 들면 다음과 같습니다.
→ 내부 발주 식별값으로 인식
→ 품목 설명으로 정리
→ 관세 코드로 통합 및 자리수 보정
이 방식의 장점은
양식이 바뀌어도 핵심 의미가 유지되는 한 자동화가 이어진다는 점입니다.
추가 유지보수 부담이 줄어들 수 있습니다.
더불어 휴먼에러의 가능성도 줄어들고,
고객사 양식에 맞춰 하나씩 일일히 수기로 작업하지 않아도 됩니다.
실제 업무에서는 다음과 같이 활용될 수 있습니다.
특히 엑셀 뿐만 아니라 PDF로 전달받거나
표현이 길게 서술된 문장인 경우에도 적용 가능합니다.
기업마다 조금씩 차이는 있지만
일반적으로 아래와 같은 장점들이 있습니다.
즉, 수기로 처리하던 영역을 줄여
사람이 확인하고 판단해야 하는 부분에 집중할 수 있는 환경이 만들어집니다.
무역과 B2B 업무에서는
회사별로 양식이 완전히 동일한 상황이 거의 없습니다.
더불어 고객사에 먼저 ‘이를 맞춰달라’고 요청하는 건
불가능에 가깝습니다.
그렇기 때문에
표현이 다른 동일한 데이터를 정리할 수 있는 구조가 필요합니다.
최근에는 이 문제를 의미 기반 자동화로 해결하는 흐름이 형성되고 있습니다.
조금씩 자동화를 확장해 나가고자 하는 기업이라면 이 방식이 적합한지 검토해보실 만합니다.
만약 무역사무를 위한 커스텀 자동화를 고민중이시라면,
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(내부 문서 기반으로 상담이 필요하시면 문의 시 예시 파일 링크를 첨부해주세요.)
어떤 부분까지 자동화가 가능한지 바로 확인해드릴 수 있습니다.
