메일함에는 업무가 순서대로 들어오지 않습니다.
견적 요청 사이에 납기 변경이 있고, 클레임 메일 아래에 세금계산서 첨부파일이 섞여 있습니다.
이메일 업무 자동화를 찾는 담당자라면 하루에도 몇 번씩 같은 상황을 겪고 계실 겁니다.
메일을 읽는 시간보다, 메일에서 해야 할 일을 찾아내는 시간이 더 오래 걸리지 않으신가요?
이메일 업무가 어려운 이유는 메일이 단순한 메시지가 아니기 때문입니다.
메일 본문에는 요청사항이 있고, 첨부파일에는 실제 처리해야 할 데이터가 있습니다.
참조자와 이전 메일 내용까지 봐야 맥락이 이해되는 경우도 많습니다.
그래서 제목에 특정 단어가 있으면 폴더로 옮기는 수준의 자동화로는 부족합니다.
실무에서 필요한 것은 메일을 분류하는 것뿐 아니라, 첨부파일을 열고 필요한 값을 뽑고 다음 업무로 넘기는 과정입니다.
이메일 업무 자동화는 메일함 정리가 아니라 업무 시작점을 정리하는 일에 가깝습니다.
메일 규칙은 정해진 조건에는 잘 작동합니다.
특정 발신자나 제목 키워드가 있으면 라벨을 붙이거나 폴더로 옮길 수 있습니다.
하지만 거래처가 제목을 바꾸거나, 같은 메일 안에 여러 요청을 넣으면 규칙은 쉽게 흔들립니다.
또 첨부파일 안에 있는 정보는 제목 규칙만으로 처리할 수 없습니다.
인보이스 PDF, 발주서 엑셀, 스캔본 거래명세서가 들어오면 결국 담당자가 열어서 확인해야 합니다.
반복 업무가 줄었다기보다 메일을 찾는 방식만 조금 바뀐 상태가 됩니다.
팀리부뜨는 AI를 활용해 메일과 첨부파일에서 시작되는 반복 업무를 자동화하고 있습니다.
특히 이메일 업무 자동화에서는 기존 메일 시스템을 바꾸지 않고, 사람이 매번 읽고 분류하던 과정을 AI가 먼저 처리하도록 구성합니다.
담당자는 AI가 정리한 요청 목록과 첨부파일 추출 결과를 확인하고 승인하면 됩니다.
[팀리부뜨의 이메일 업무 자동화 프로세스]
먼저 실제 메일함에서 반복적으로 들어오는 유형을 나눕니다.
그 다음 AI가 본문, 첨부파일, 발신자, 이전 이력을 함께 읽어 어떤 업무인지 판단합니다.
마지막으로 요청사항과 필요한 데이터를 정리해 담당자가 바로 처리할 수 있는 상태로 제공합니다.
견적 요청 메일 자동 분류
고객이 견적 요청 메일을 보내면 AI가 제품명, 수량, 납기, 특이 요청사항을 찾아 정리합니다.
첨부된 엑셀이나 PDF가 있으면 파일 안의 항목도 함께 읽어 견적 검토용 표로 만듭니다.
담당자는 메일을 다시 읽으며 조건을 찾지 않고, 누락된 값만 확인하면 됩니다.
발주서 첨부파일 자동 확인
메일에 PO가 첨부되면 AI가 발주번호, 품목, 수량, 단가, 납기를 추출합니다.
기존 거래처 정보와 비교해 이상한 단가나 누락된 납기 조건이 있으면 검토 대상으로 표시합니다.
한 건당 15분 걸리던 발주 확인이 2분 검토로 바뀔 수 있습니다.
납기 변경 요청 정리
거래처가 메일 본문에 납기 변경을 요청하면 AI가 기존 납기와 변경 요청일을 비교해 정리합니다.
관련 주문번호가 첨부파일 안에 있으면 함께 찾아 담당자에게 보여줍니다.
담당자는 이전 메일을 뒤져가며 날짜를 찾지 않고, 변경 가능 여부만 판단하면 됩니다.
클레임과 일반 문의 분리
메일함에는 긴급한 클레임과 단순 문의가 함께 들어옵니다.
AI가 표현과 첨부파일 내용을 보고 긴급도가 높은 메일을 먼저 표시하면 담당자는 중요한 건을 놓칠 가능성이 줄어듭니다.
하루 100통 이상 메일을 보는 팀에서는 우선순위 정리만으로도 업무 부담이 크게 줄어듭니다.
후속 메일 초안 작성
AI가 요청 내용을 정리한 뒤에는 회신에 필요한 초안도 만들 수 있습니다.
담당자는 조건과 숫자가 맞는지 확인하고 문장만 다듬으면 됩니다.
반복되는 확인 메일이나 접수 안내 메일은 매번 새로 쓰지 않아도 됩니다.
메일함이 업무 접수 창구처럼 쓰이는 회사라면 이메일 업무 자동화의 효과를 빠르게 확인할 수 있습니다.
특히 메일 본문보다 첨부파일을 열어봐야 실제 업무가 시작되는 팀이라면 자동화 여지가 큽니다.
담당자마다 메일 처리 방식이 달라 누락이나 지연이 생긴다면, AI가 먼저 요청 유형과 필요한 값을 정리해주는 방식이 도움이 됩니다.
사람이 최종 판단을 하더라도 시작점이 정리되어 있으면 처리 속도와 품질이 함께 좋아집니다.
이메일 업무 자동화는 메일을 예쁘게 정리하는 일이 아니라, 메일에서 시작되는 후속 업무를 검토 가능한 상태로 만드는 일입니다.
지금 메일 확인, 첨부파일 열기, ERP 입력 준비가 반복되고 있다면, 어디까지 자동화가 가능한지 팀리부뜨의 사무자동화 전문가와 함께 정리해보세요.
상담문의 시 "이메일 업무 자동화 글을 보고 문의했다"고 남겨주시면 보다 원활한 상담이 가능합니다.
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