거래처에서 문서가 들어올 때마다 양식이 다릅니다.
어떤 곳은 PDF로 보내고, 어떤 곳은 엑셀로 보내고, 어떤 곳은 스캔본을 첨부합니다.
문서 자동화 AI를 찾는 담당자라면 이 상황이 익숙하실 겁니다.
자동화하고 싶은데, 양식이 제각각이라 결국 사람이 다시 보고 입력하고 계시지 않으신가요?
문서 자동화가 어려운 이유는 문서가 깔끔하지 않아서만은 아닙니다.
문제는 같은 의미의 정보가 문서마다 다른 이름과 다른 위치에 있다는 점입니다.
어떤 문서에는 품목명이 Item으로 적혀 있고, 다른 문서에는 Description으로 적혀 있습니다.
수량도 Qty, Quantity, 주문수량처럼 다르게 표현됩니다.
사람은 문맥을 보고 같은 뜻이라고 이해하지만, 단순 OCR이나 고정 양식 자동화는 이런 차이를 잘 처리하지 못합니다.
그래서 문서 자동화 AI는 글자를 읽는 기술보다, 문서 안의 의미를 맞추는 설계가 중요합니다.
OCR은 문서 안의 글자를 읽는 데 강점이 있습니다.
하지만 읽은 글자가 어떤 업무 항목인지 판단하는 것은 별개의 문제입니다.
예를 들어 PDF에서 숫자 120을 읽었다고 해도, 그것이 수량인지 단가인지 박스 수인지 구분해야 실제 업무에 쓸 수 있습니다.
매크로나 RPA는 정해진 위치의 값을 반복해서 가져오는 데 적합합니다.
하지만 거래처 양식이 조금만 바뀌어도 위치가 달라지고, 담당자는 다시 규칙을 수정해야 합니다.
자동화라기보다 양식 관리 업무가 하나 더 생기는 경우가 많습니다.
팀리부뜨는 AI를 활용해 기업의 문서 반복 업무를 자동화하고 있습니다.
특히 문서 자동화 AI는 기존 ERP나 그룹웨어를 바꾸지 않고, 그 앞단에서 사람이 읽고 정리하던 과정을 줄이는 방식으로 적용됩니다.
AI가 문서를 먼저 읽고, 담당자가 검토할 수 있는 형태로 정리해둡니다.
[팀리부뜨의 문서 자동화 AI 프로세스]
먼저 실제 업무에서 자주 들어오는 문서 샘플을 확인합니다.
그 다음 문서별로 꼭 뽑아야 하는 항목과 예외 기준을 정리합니다.
마지막으로 AI가 추출한 값을 담당자가 검토하고, 승인된 값만 기존 시스템으로 넘길 수 있게 구성합니다.
거래처별 PO 자동 정리
거래처마다 다른 PO 양식이 들어오면 AI가 품목명, 수량, 단가, 납기, 결제조건을 찾아 정리합니다.
담당자는 문서 전체를 다시 입력하지 않고, AI가 만든 표에서 이상한 항목만 확인합니다.
한 건당 20분 걸리던 PO 확인 업무가 3분 검토로 줄어들 수 있습니다.
인보이스와 패킹리스트 비교
인보이스와 패킹리스트의 품목, 수량, 박스 수가 맞는지 확인하는 일은 눈으로 보면 오래 걸립니다.
AI가 두 문서를 함께 읽어 차이가 나는 항목을 먼저 표시하면 담당자는 불일치 항목만 확인하면 됩니다.
10페이지짜리 서류 묶음도 처음부터 끝까지 대조하지 않아도 됩니다.
스캔본과 PDF 문서 처리
스캔본은 글자가 흐리거나 줄이 틀어진 경우가 많아 단순 복사로는 처리하기 어렵습니다.
AI는 문서 구조와 주변 단어를 함께 참고해 필요한 값을 후보로 뽑고, 확신이 낮은 값은 검토 대상으로 남깁니다.
담당자는 애매한 값만 확인하기 때문에 전체 입력 시간이 줄어듭니다.
ERP 입력 전 데이터 표준화
문서에서 값을 뽑는 것만으로 업무가 끝나지는 않습니다.
거래처명, 품목 코드, 단위, 통화가 회사 기준과 맞아야 ERP에 넣을 수 있습니다.
AI가 기존 기준에 맞춰 입력 후보를 정리하면 담당자는 ERP에 넣기 전 마지막 확인만 하면 됩니다.
거래처가 많고 문서 양식이 계속 달라지는 회사라면 문서 자동화 AI를 검토할 필요가 있습니다.
특히 담당자가 문서를 읽는 시간보다 ERP에 옮기기 전 정리하는 시간에 더 많이 묶여 있다면 효과가 큽니다.
OCR을 이미 써봤지만 사람이 다시 고치는 일이 많았다면, 문제는 글자 인식이 아니라 업무 항목 해석일 수 있습니다.
이 경우에는 단순 추출보다 업무 규칙을 함께 반영하는 AI 자동화가 더 적합합니다.
문서 자동화 AI는 모든 문서를 한 번에 완벽하게 처리하는 기술이 아니라, 사람이 매번 읽고 옮기던 과정을 검토 가능한 상태로 줄이는 방식입니다.
지금 PO, 인보이스, 패킹리스트, 거래명세서를 사람이 직접 확인하고 있다면, 어디까지 자동화가 가능한지 팀리부뜨의 문서 자동화 전문가와 함께 정리해보세요.
상담문의 시 "문서 자동화 AI 글을 보고 문의했다"고 남겨주시면 보다 원활한 상담이 가능합니다.
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